メールを受信したら受信確認連絡を

メール受信連絡がないと不安

仕事だけでなく、私生活でもメールを使用する機会が多くなっています。
メールを送信したのに何の返信もないと、本当にメールが届いているのか、内容を確認してもらえたのか、不安になることがあります。
LINEでのやり取りが増え、LINEでは「既読」表示がされることから、送信者は受信状況を分かっていると思ってしまいがちです。
しかし、通常のメールでは、送信者は状況がつかめず不安であることに配慮することが大切です。

懇親会の案内をしても返信がない

例えば、懇親会の案内が届いたとします。
まだ先の予定だからと、ついついそのままにしてしまい、返答期限まで何もしないことがあります。
その間、幹事はお店の予約を何人でしたらよいか、人気のお店の予約が難しくなるのではないかと、心を悩ませています。
そこで、まだ予定が決まらないなら、
（１）懇親会の予定を確認したこと、
（２）まだ予定が決まらないが期限までには返信すること、
を、とりあえず返信することは大切です。
（３）返信時点の予定では、懇親会に参加できそうなのか、不参加になりそうなのか、
という将来予測を加えると、参加人数の予測が立ち、幹事は次の行動の準備ができます。

速やかな返信が大切

メールを受信した側は、依頼内容に応えられるようになったら返信すればよいと考えてしまいます。
しかし、依頼者は伝わったことを確認したいでしょうから、処理に時間がかかる場合には、受信したことだけでも、速やかに返信することが大切です。
難しいのは、処理時間がほとんどかからない場合です。
多くの場合は、処理が終わってからの返信でもよいように思われます。
しかし、締切りが間近ですぐに取り掛からないと間に合わない場合には、作業を開始した旨を伝えることは、必要ではないでしょうか。

受信を確認する術がない

問題を複雑にしているのは、送信者が受信を確認する術が限られていることです。
「開封確認」要求メールの送信もできますが、読むことを強制しているようでもあり、友人関係ではもちろん、仕事関係でも気が引けます。
また、受信を確認するメールを送るのも、催促しているように見えてしまい、ためらってしまいます。
そこで、メールを受信したら、早めに受信した旨の返信をすることが大切です。

留守電への返信

メールへの返信は心掛けていましたが、留守番電話への返信を怠り、先方に迷惑をお掛けしてしまいました。
新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、チケットを購入していた演奏会が延期になった旨、留守電に案内されていました。
演奏会チケットを購入した人の数は多いと思い、留守電を確認したことをわざわざ連絡すると、かえって仕事の邪魔をしてしまうと考え、折り返し電話をしませんでした。
すると、再度お電話をくださったのです。
公演延期など、先方からすると確実に伝える必要がある内容の場合には、確認した旨を連絡すべきでした。

なかなか、折り返しの連絡をするかは難しい判断です。
もちろんケース・バイ・ケースであり、一概には言えませんが、
（１）相手の立場で考えると、確実に伝わったことを確認したい内容で、
（２）折り返しの電話をかけても、相手の仕事に支障を与えないならば、
折り返した方がよいのではないでしょうか。

相手を不安にしない対応を考える

なかなか難しい判断ではありますが、基本は相手を不安にさせないことです。
内容を確認したことは、受信側は分かっていますが、送信側は分からないのです。
そこで、面倒がらずに、確認したことをできるだけ早く伝えることは、とても大切です。